Cómo facturar servicios profesionales cuando se es trabajador por cuenta ajena

La mayoría de nosotros somos profesionales por cuenta ajena. Trabajamos para empresas o administraciones que nos pagan una nómina todos los meses. Pero a veces necesitamos facturar por la realización de un servicio profesional, tal como la realización de un peritaje, un dictamen, una conferencia, una consultoría, etc.

¿Podemos hacer esto legalmente y sin miedo a cometer algún tipo de irregularidad? La respuesta es SI, siempre y cuando no tengas alguna cláusula en tu contrato que te lo impida.

En este breve artículo te explicamos cómo se hace.

Básicamente lo que hay que hacer es emitir una factura para cobrar esos servicios prestados, pero el hecho de emitir una factura es un acto que conlleva una serie de procedimientos para cumplir con el fisco y, en su caso, con la Seguridad Social.

Todo el proceso puede hacerse sin moverte de tu ordenador y sin pisar una oficina de las Administraciones implicadas.


Alta en Hacienda: Obligados tributarios

El primer paso es regularizar tu situación en Hacienda, para lo cual hay que darse de alta en el Censo de Obligados Tributarios. Si la actividad es esporádica nos podremos dar de baja al día siguiente, una vez emitida la factura.

Este trámite es gratuito y no origina ningún pago ni impuesto.

El procedimiento detallado sería el siguiente

  1. Ir al sitio web de la agencia tributaria -> Sede Electrónica.
  2. Darse de alta en el censo de Obligados tributarios
    1. Modelo 037
    2. A rellenar:
      • A) Alta.
      • 2. Identificación
      • 3. IRPF: Simplificada->Inclusión; Fecha
      • 4. IVA:
        1. B) 502: Comunicación inicio de actividad; Fecha
        2. C) Regímenes Aplicables: Alta; 762/2; fecha
      • 6. Declaración de actividades
        1. 400: Profesionales; 762


Emitir la factura

Ya podemos emitir la factura.

Es necesario que la factura esté identificada por un número único, habitualmente del tipo aa-nn (donde aa son los dos dígitos finales del año en curso y nn es el número de la factura de ese año).

Otro campo necesario es el de la fecha de facturación, que tiene que estar comprendida entre fecha posterior al alta en Hacienda y la fecha de baja como profesional.

Es necesario también tu NIF y los datos fiscales de la entidad a la que facturas (nombre, NIF, Dirección, …)

Se debe describir también el concepto del servicio prestado junto a su importe.

Posteriormente figurará la cantidad que la empresa ha de retener en concepto de IRPFpara actividades profesionales, ver tipos para cada año en Agencia Tributaria (Tipos 2017), cifra que ha de restarse del concepto o conceptos facturados. Este importe es un importe que la entidad a la que facturas te retiene en concepto de IRPF e ingresa en Hacienda. Por lo tanto, esta entidad te remitirá en el trascurso del siguiente año fiscal, un certificado de pagos y retenciones, de manera tal que esta cantidad ya ha sido pagada a cuenta de tus impuestos sobre los rendimientos del trabajo.

Seguidamente se pondrá la cantidad a cobrar de IVA, actualmente el 21% del concepto facturado. Esta cantidad se sumará a la cifra del concepto facturado. Lo que realmente se está haciendo en este apartado es de recaudador de impuestos del Estado, cobras el IVA al pagador, y esa cantidad tú la deberás ingresar posteriormente en la hacienda pública.

Para finalizar, figurará la cifra total que el pagador ha de hacerte efectivo.

Esta cifra será igual al: Importe del concepto facturable MENOS retención a cuenta del IRPF MAS IVA cobrado.

Total Factura = Importe facturable – Importe IRPF + Importe IVA


Darse de baja en el censo de profesionales

Al día siguiente del alta, y con posterioridad a la emisión de la factura, podremos darnos de baja en el censo de profesionales, si ya no vamos a necesitar facturar más en un largo periodo.

Se hace en el mismo sitio web que el alta, señalando la casilla de baja.


Declaración Trimestral de IVA

Como quiera que hemos hecho de recaudadores del Estado y hemos cobrado el IVA en su nombre, esta cantidad hay que pagarla a Hacienda.

Para ello podemos entrar en la web de la agencia tributaria y buscar el sitio donde efectuar tal paso, para lo cual podemos dar un número de cuenta en el cual harán el cargo correspondiente del importe señalada, devolviéndonos un identificador de la operación que utilizaremos en la posterior declaración del IVA.

ADVERTENCIA: El hecho de pago trimestral del IVA es independiente del cobro de la factura. Es decir, el IVA hay que pagarlo en la declaración trimestral del IVA correspondiente a la fecha de emisión de la factura con independencia de que se haya cobrado, o no, el importe de la factura. Es decir, se puede dar el caso y de hecho se da, que tengas que pagar el IVA incluso aunque no hayas cobrado todavía la factura, o lo que es peor, aunque no la llegues a cobrar nunca. En ese caso y pasado un periodo importante de tiempo, podrás reclamar el importe a la Hacienda Pública previa justificación del no pago.

Esto hay que hacerlo en el periodo trimestral correspondiente, actualmente comprendido entre el día uno y veinte de los meses de abril, julio, octubre y enero. Es decir, si facturo el 20 de abril, lo declararé en la declaración trimestral que tengo que hacer entre el 1 y el 20 de julio.

Para declarar el IVA trimestral:

  1. Ir a la sede electrónica de la agencia tributaria
  1. Modelo 303
    • Se rellenan todos los datos requeridos.
  1. Declarar anualmente el IVA
  1. Modelo 390
  1. En la declaración anual de IRPF tener en cuenta el ingreso.


Al final del año: Declaración anual del IVA

Al finalizar el año, entre el 1 y el 20 de Enero, hay que hacer una declaración anual de IVA.

Esto se realiza con un programa similar al PADRE y que hay que descargarse en local para ejecutarse desde tu propio ordenador.

En esta declaración habrá que sumarizar todas las declaraciones de IVA realizadas durante el año.

El procedimiento es:

  1. Descargar programa de ayuda
    1. No se puede hacer a día de hoy vía web, porque es un proceso complicado, como la declaración de la renta.
  2. Rellenar apartados:
    1. Cuando se trata de una declaración muy simple:
      1. 1. Sujeto pasivo.
      2. 3. Datos estadísticos: Clave 2; Epigrafe IAE: 762
      3. 4. Firma de la declaración
      4. 5. Operaciones realizadas en régimen general:
        1. Base imponible, tipo, cuota.
      5. 7. Resultado de la liquidación anual.
      6. 9. Resultado de las liquidaciones
      7. 10. Volumen de operaciones.
  3. Utilizar la opción de envío telemático.


Declaración anual de la Renta . Hacienda

El importe facturado en la factura es considerado como un rendimiento del trabajo, por lo cual tal importe debe añadirse al resto de retribuciones recibidas por este concepto.

Igualmente, la entidad a la que facturaste ya te retuvo un xx% de este importe a cuenta del IRPF y lo ingresó a Hacienda, por lo que tal cantidad debe ser tenida en cuenta en tanto en cuanto ya ha sido pagado a cuenta de tus impuestos de IRPF.

La entidad a la que facturaste tiene la obligación de enviarte un certificado anual en el que figurará la cantidad pagada y la cantidad retenida a cuenta.

Normalmente, si te descargas tus datos de Hacienda, tales cantidades figuran entre los datos que Hacienda tiene de ti.


Obligaciones con la Seguridad Social

En cuanto a las obligaciones con la Seguridad Social no lo tenemos tan claro. Consultada la Seguridad Social y asesores fiscales al respecto, nos dicen, de manera informal, que para darse de alta como autónomo en la Seguridad Social, la actividad tiene que ser habitual , es decir que de acuerdo a la norma se está obligado a practicar el alta en autónomos si la actividad profesional se realiza de forma habitual, personal y directa como actividad económica a título lucrativo, sin sujeción a contrato de trabajo.

Por lo que nos explican hay una norma no escrita en la SS que si el importe no supera el SMI (Salario Mínimo Interprofesional) no es necesario darse de alta. Por lo tanto, si se realiza de manera esporádica y no supera en ingresos el salario mínimo interprofesional no se está obligado a darse de alta como autónomo en la seguridad social.

De cualquier manera, tenemos que tener en cuenta que en este artículo estamos tratando la situación de trabajadores por cuenta ajena, por lo cual la empresa o administración para la que trabaja, ya está cotizando la Seguridad Social por el trabajador así como el propio trabajador en la parte que le corresponde, si bien, claro está, no lo está haciendo por la totalidad del importe de remuneración total, al no tener en cuenta la cantidad percibida en el servicio profesional que estamos tratando.

No hemos encontrado nada escrito al respecto, por lo que nos limitamos a poner en vuestro conocimiento, las averiguaciones que hemos hecho, declinando cualquier responsabilidad en la interpretación de lo que aquí publicamos.


Ver retenciones IRPF 2017: Agencia Tributaria

Esta información es meramente orientativa, comprueba en la Agencia Tributaria